Ihre erste virtuelle Präsentation – praktische Planungstipps für Einsteiger

Der Schritt zur virtuellen Präsentation ist für die meisten von uns nicht selbstverständlich.  Einfach ausgedrückt – es fühlt sich seltsam an. Hier, die gute Nachricht: die meisten der Grundprinzipien, die hinter einer effektiven Präsentation stehen, sind nach wie vor gültig. Sie müssen wissen, was Ihre Botschaft ist, wer Ihr Publikum ist, Ihre Botschaft mit den Interessen des Publikums verschmelzen, eine klare Struktur haben, und und und. In vielerlei Hinsicht erfordert eine Präsentation praktisch das gleiche Wissen und Können… aber es gibt auch Unterschiede. Wenn Sie ein Anfänger sind, Präsentationen online zu halten, gibt es 2 Bereiche an die Sie denken müssen – Vorbereitung und Durchführung oder Übertragung.  Unsere Kunden sagen uns oft, dass die Übertragung der Bereich ist, der sie am meisten beunruhigt, aber wir können nicht genug betonen, dass Änderungen an der Art und Weise, wie Sie Ihre virtuelle Präsentation planen, die Voraussetzung für den Erfolg sind.  Dieser Blogbeitrag schaut daher genauer auf die Planung. 

Wenn Sie mit der Planung Ihrer virtuellen Präsentationen beginnen, sollten Sie sich folgende 3 Fragen stellen

• Wie soll ich die Aufmerksamkeit aufrechthalten?
• Was kann ich im Voraus tun, um mich wohler zu fühlen?
• Was, wenn etwas mit der Technologie schief geht?

Wie soll ich die Aufmerksamkeit aufrechthalten?

Die Aufmerksamkeitsspanne Ihres Publikums (wie lange sie sich auf Sie und Ihre Botschaft konzentrieren wird) ist online kürzer als offline. Teilweise liegt es daran, dass man sich nicht persönlich auf Sie konzentrieren kann. Andererseits wird das Publikum auch von anderen Dingen abgelenkt (eMail, andere Kollegen usw.) UND es besteht ebenfalls die Möglichkeit, dass die Aufmerksamkeit schwindet, weil Sie als Redner ja manchmal nicht sehen können, ob man Ihnen überhaupt zuhört. Um ihre Aufmerksamkeit aufrecht zu halten, müssen Sie also:

• Halten Sie Ihre virtuelle Präsentation so kurz wie möglich. Kein Rat, den wir Ihnen geben können, hilft Ihrem Publikum, 2 Stunden lang konzentriert zu bleiben. Maximal 40 Minuten sind das Ziel. Brechen Sie es in 2 Teile  auf, wenn es länger dauern sollte.
• Halten Sie sich von textlastigen Folien fern. Wir können mindestens doppelt so schnell lesen, wie wir zuhören können [http://www.humanfactors.com/newsletters/human_interaction_speeds.asp]. Das heißt, wenn alle Ihre Informationen auf der Folie geschrieben sind, wird Ihr Publikum dies gelesen haben, bevor Sie auch nur zur Hälfte darüber gesprochen haben. Ihr Publikum wird dann abschalten und etwas anderes tun, während Sie ihnen sagen, was bereits jeder gelesen hat.
• Das bedeutet, dass Sie die Art und Weise, wie Sie Ihre Folien gestalten, überdenken müssen. Ihre Folien sind oft die wichtigste visuelle Verbindung, die Sie zu Ihrem Hörer haben. Das bedeutet, dass Ihre „Slides“ sehr visuell sein müssen. Behalten Sie diese drei Tipps im Auge: ein starkes Bild ist besser als viele, ungewöhnliche Bilder werden die Aufmerksamkeit hoch halten und Diagramme müssen klar sein.  Vergleichen Sie die 2 Beispiele unten.

Was kann ich im Voraus tun, um mich wohler zu fühlen?

Wenn Sie zum ersten Mal virtuell präsentieren, dann

• Verinnerlichen Sie Ihren Inhalt! Das gilt natürlich auch, wenn Sie eine Präsentation „leibhaftig“ halten, aber unsere Erfahrung ist, dass Moderatoren die Inhalte eher in viele Notizen verwandeln und dann von ihnen ablesen, wenn sie virtuell präsentieren.  Ich erinnere mich an einen Einkäufer, der ein komplettes Skript mit Notizen zum Pausieren geschrieben hat!  Lesen statt Sprechen wird Ihre Energieniveaus negativ beeinflussen – Sie werden weniger natürlich klingen und letztendlich Ihr Publikum ermutigen, Multi-Tasking zu beginnen. Sie müssen wissen, was Sie sagen wollen, damit Sie sich darauf konzentrieren können, wie Sie es sagen. (mehr in Teil 2)
• Üben, üben und nochmals üben – Wenn dies Ihr erstes Mal ist, können Sie nicht genug Zeit mit jemand anderem üben. Sie können auch einen zweiten Computer einrichten, damit Sie sehen können, was eine andere Person sehen würde. Dies hilft Ihnen, sich sicherer und selbstbewusster zu fühlen. Ihr Publikum wird es Ihnen danken. Denken Sie daran, dass dies eine Lernkurve ist und je früher Sie beginnen, desto besser. NICHT einfach anfangen und dann schauen was passiert!
• Denken Sie über die Raum nach, von wo aus Sie präsentieren werden, und versuchen Sie, Ablenkungen und Unterbrechungen zu begrenzen. Wenn Sie können, präsentieren Sie aus einem Besprechungsraum, der ruhig ist.  Von Ihrem Schreibtisch aus in einem großen, offenen Büro zu präsentieren, wird schwierig sein, egal wie viel Erfahrung Sie haben.
• Schließlich müssen Sie Zeit investieren, um Ihre Web- oder Videokonferenzplattform wirklich gut zu kennen! Hier schafft Praxis Mehrwert. Fast alle Conferencing-Tools haben Tutorials, leichte Erklärungen, Tipps und Benutzerhandbücher. Einige bieten sogar kostenlose Online-Kurse an. Nutzen Sie sie und machen Sie sich mit Ihrer Technologie vertraut.

Was, wenn etwas mit der Technologie schief geht?

Obwohl es eher unwahrscheinlich ist, steht die Angst davor, dass etwas mit der Technik schief läuft, bei vielen Neulingen von virtuellen Präsentation auf Platz 1. Hier sind 3 Dinge, die Sie tun können…

• Üben Sie den Umgang mit dem System. Je mehr Übung, desto mehr Vertrauen in die Technik. Ich weiß, ich wiederhole mich und ich werde es wieder tun…. Praxis mit dem System ist das A und O.
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Computer aktualisiert ist (Updates herunterladen), dass Sie eine zweite Stromquelle haben (verlassen Sie sich nicht nur auf Ihren Akku) und dass Sie alle Programme geschlossen haben, die Sie nicht benötigen.
• Organisieren Sie, dass ein erfahrener Kollege vor Ort ist, der Sie unterstützt. Bei Präsentationen vor einem größeren Publikum ist sind diese „zusätzlichen Paar Hände im Cyberspace“ unerlässlich.  Sie konzentrieren sich auf die Präsentation und er/sie auf die Technik.

Zusammenfassend

Der Erfolg beginnt mit der Planung Ihrer Inhalte, der Anpassung Ihres Bildmaterials, der Kenntnis Ihrer Inhalte, damit Sie natürlich sprechen können, der Kontrolle Ihrer Umgebung und der Vorbereitung auf das gefürchtete technische Problem. Es gibt noch einiges mehr. worauf beim Präsentieren in einer virtuellen Umgebung zu achten ist und einige dieser Dinge werden in einem zukünftigen Beitrag diskutiert werden. In der Zwischenzeit gibt es hier ein eBook, das Ihnen hilft, mit all Ihren Präsentationen fertig zu werden – virtuell oder nicht.