Watch, listen and learn: 3 great TEDx talks on listening

Many of our communication skills seminars involve practical listening activities, and occasionally we get requests solely for listening skills. But it’s arguably wrong to see listening as one of many “communication skills” – listening is so much more fundamental than that. Listening builds trust, strengthens relationships, and resolves conflicts. It’s fundamental in everything we do. In a HBR article „the discipline of listening“, Ram Charan shared what many of us already know: Not every manager is a great listener. Charan’s own “knowledge of corporate leaders’ 360-degree feedback indicates that one out of four leaders has a listening deficit, “the effects of which can paralyze cross-unit collaboration, sink careers, and if it’s the CEO with the deficit, derail the company.” Good managers need to know how to listen – and great managers know how to listen well. And because we know you’re busy we’ve taken the time to find 3 TEDx talks for you listen to.

New Call-to-actionThe power of listening with William Ury

William Ury is the co-author of “Getting to Yes”, the bestselling negotiation book in the world. This is a great video exploring what genuine listening really is, why it’s so important and how to take our first steps to improving our listening.  He explains why he feels that listening is “the golden key to opening doors to human relationships” and why the skill of listening needs to be actively practiced every day. Ury uses stories of conversations with presidents and business leaders to show the simple power of listening: how it helps us understand the other person, how it helps us connect and build rapport and trust, and how it makes it more likely that you’ll be listened to too.

 

The Power of Deliberate Listening with Ronnie Polaneczky

Grabbing our attention with the shocking story of an angry reader, journalist Ronnie Polaneczky expands on why we need to consciously and actively practice our “listening muscle”. By practicing deliberate listening and putting aside our own judgements we can discover things we don’t know that we don’t know.  She moves beyond the obvious “techniques” (e.g. look them in the eye, nod your head and repeat back what you’ve heard) and challenges us to think about letting go of positions (e.g. “I want to be right”) and embracing learning – letting go of our need to judge. She closes with the personal impact listening has – it doesn’t just change the person being listened to – it changes the listener.

A Case for Active Listening with Jason Chare

You may find this talk far removed from a business environment, but active listening skills are essential for those managers wanting to build a coaching approach. Jason Chare, a professional counselor, shares his experiences with an audience of teachers.  The second half (around the ninth minute) begins to look at specific strategies and attitudes – especially the importance of unconditional positive regard and listening with empathy.  Check out this article on “Three ways leaders can listen with more empathy” too!

More listening resources for you …

And if you’d like to know more about how you can further develop your or your team’s listening skills then please don’t hesitate to contact us. We’d love to listen to you.

Making sure managers understand the importance of their role in developing our staff

This month’s Secret L&D manager is Australian, based in Germany and works for an American corporation which produces machine vision systems and software.  He has worked in training and development for over 18 years – as an L&D manager, an in-house trainer and as an external training provider.

New Call-to-actionWhat are your challenges as an L&D manager?

One of the things that’s burning at the moment is helping the managers I work with see the role they play in developing people.  This is not a question of lack of willingness on their side – just a lack of awareness of the role they can and should play. For example, most of the time if they know that Dieter needs to improve his presentation skills, they send him on one of the 2-day presentation courses we run. When Dieter gets back, they expect that they can tick a box and say, “Well, Dieter can present now.” This is a start, but it isn’t good enough. It is not enough for them to assume that the training department or the training provider is going to solve everything alone. I need to help them see their role in developing their staff’s skills.

How do you see the manager’s role in developing their staff?

If we look at the 70-20-10 model, just 10% of the change will come from the training itself. 20% is when Dieter is learning from his colleagues, sharing ideas and giving each other tips and feedback. BUT, the other 70% will come from just getting up there and doing it (best of course, if supplemented with feedback and guidance where required). If the manager wants somebody to get better at a skill, they need to make sure there is plenty of opportunity for that person to actually use that skill, give them support and guidance and let them use what they are learning. This is clearly in the manager’s hands.  I want our managers to be realistic in their expectations and see the role that they play in the developmental process. We work together.

How do you see your role in this?

I have a number of roles. I work to identify current and future training needs. I then organize practical training with training providers who are going to deliver what we need and challenge the participants to really improve.  I also need to help our managers understand their role in developing our staff and encourage them to see training as a collaborative effort between them, the employee, us in L&D, and the training providers.  And of course, the person getting the training needs to take some responsibility and ownership for their own development – and I can offer advice and support here too, both before and after the “formal” training. Our experts need to be present in the training and they need to actively look to use what they have learned and practiced after the training too. And again, this is where their manager plays an important role.

Who is the secret L&D manager?

The “secret L&D manager” is actually a group of L&D managers. They are real people who would prefer not to mention their name or company – but do want to write anonymously so they can openly and directly share their ideas and experience with peers.

You can meet more of our secret L&D managers here …

And if you’d like to share your thoughts and experiences without sharing your name or company then please get in touch.

50 ways to start a conversation in English at work

Socializing and networking doesn’t come naturally to everyone. Whether it be a language issue  or a question of skills and behaviors, many professionals struggle when networking and socializing with new people. How do you start a conversation when you walk into a meeting room and there are a lot of people you don’t know? Introducing yourself is the obvious first step: “Hi, my name’s Renate and I’m a member of the purchasing team.” … Easy… but what comes next?  If you are shy this can be awkward in your own language –  AND doing it in a foreign language can be really challenging!  Our InCorporate Trainers often find that seemingly small challenges such as this can cause an unnecessary amount of pressure. A few trainers have come up with 50 phrases to help you break the ice and start a conversation. Many of the phrases can be used in any context – but some are only used in certain situations. You don’t need to remember them all just pick the ones you feel comfortable with and can say naturally.
New Call-to-action

Collecting someone from reception

  1. Did you have any problems finding us?
  2. Did you find the parking area ok?
  3. How are things going?
  4. I like your laptop bag. Where did you get it?
  5. Do you know…?
  6. What are you hoping to get out of today?
  7. How was your weekend?
  8. Did you hear that…?
  9. What have you been up to lately?
  10. Are many of your colleagues coming today?

Waiting for the presentation/meeting to start

  1. Is it OK if I sit here?
  2. I don’t think we’ve met before. My name is…
  3. Where are you from?
  4. I think you were at the XXX meeting last month, weren’t you?
  5. Do you know what the Wi-Fi code is?
  6. When did you arrive?
  7. What brings you here today?
  8. How was your journey?
  9. Nice weather / terrible weather, isn’t it?
  10. I could really use a coffee. Do you know where the machine is?

During the coffee break

  1. Do you mind if I join you?
  2. How’s the coffee?
  3. Can I pour you a coffee?
  4. What do you think of it so far?
  5. I was a bit late this morning; did I miss anything in the first 10 minutes?
  6. Which department are you in?
  7. Don’t you work with…?
  8. I can’t believe how many people are here today.
  9. Do you find it hot in here?
  10. I found it interesting that XX said …?

During lunch

  1. Is this seat taken?
  2. So, what do you think of this morning?
  3. Have you eaten here before?
  4. How’s your steak / fish etc.?
  5. Have you had a good day so far?
  6. Do you know many people here?
  7. Do you know what the program is for this afternoon?
  8. How did you get into this business?
  9. What do you do?
  10. Did you travel in today or come last night?

After a presentation/meeting

  1. What did you think of today?
  2. What’s been the highlight of the day for you?
  3. What have you learned today?
  4. I liked what xxx said about yyy.
  5. How’s today been for you?
  6. What do you think about…?
  7. What are you working on at the moment?
  8. How long have you been working here?
  9. Are you taking a taxi to the hotel/ train station / airport ?
  10. Do you have any plans for the weekend?

Even more resources

You’ve now got 50 practical phrases and of course there are  many, many more. Here are 5 more tips for you.

The power of putting yourself in their shoes when influencing people

 

When we run seminars on influencing skills we typically start off by exploring a couple of fundamental questions – one of them being how do people feel about the idea of influencing others and being influenced?  Over the years we’ve had a surprising range of responses including “If I’m the manager why must I influence -people should just do what I say” to “influencing is manipulating” to “I’m open to new ideas and approaches – but our colleagues in the order management department aren’t!”. As a trainer these are always great places to start – opinions are on the table and we can openly discuss them. When we dig deeper these opinions often link into personal experiences of how people have influenced (or not). So how do people influence each other?

Download it here hbspt.cta.load(455190, ‚9441b6d6-bb99-4122-9bfe-b037ddc918af‘, {});

The two influencing styles – pushing and pulling

Broadly speaking there are two approaches to influencing people – to push and to pull. When we “push” we are directive. We know what we want to see happen, where we want to go, what needs to be different etc. And when we “pull” we are looking for a joint agreement, for collaboration, discussion, commitment.  There are different pushing styles and pulling styles, plus strategies, tactics and skills to learn BUT neither approach is inherently wrong. Influencing and manipulating draw on the same skills but with different intents.  They both have pros and cons– and neither approach work without considering other key factors too.

Factors to consider when seeking to influence somebody

When we try to influence somebody it helps to take a step back and reflect on what we know.  What is the environment, the situation, the relationship and most importantly – what do you know about who you are trying to influence? How successful you’ll be always depends upon what you know about the other person. Examples of practical questions to ask yourself when trying to influence somebody include:

  • how do they see things?
  • what is their context?
  • how they communicate?
  • how do they like to be communicated with?
  • how do they take in information and make decisions?
  • what are their experiences – with me, with change, with the theme I’m talking about
  • what turns then on? What turns them off??
  • what do they want to happen, not want to happen and why?
  • what are their hopes and fears?
  • Who else has an influence upon them? and does this influence help or hinder?
  • What is in it for them? their colleagues? Their organization?

First seek to understand the other person – a transcultural truth

The more you understand the person you are seeking to influence the more effectively you can influence them. As dale Carnegie said in How to win friends and influence people “I love strawberries. But whenever I go fishing I bait my hook with worms. This is because fish like worms – not strawberries.”

In English we have expression like put yourself in their shoes, put yourself in their place, see the world through their eyes and walk a mile in their shoes.  And of course the idea of putting yourself in somebody else’s shoes is transcultural!  Germans say eine Meile in seinen Schuhen gehen, Italians mettersi nei miei panni, French se mettre à la place de quelqu’un … All cultures- whether it be Europe, the Americas, Africa or Asia and the Pacific have similar expressions.

Put simply, if you want to influence somebody then seek to understand where they are and who they are.  Start by understanding their situation, use your emotional and social intelligence and then adapt.

And if, like me, you’ve got the song “Walk a mile in my shoes” going around in your head now .. here it is.

 

The importance of asking investigative questions in negotiations – and how to do this in English

There are times in negotiations when we can be too focused on our own position. If we want to get the best outcome then we need to find out why the other side asks what it asks, offers what it offers, and wants what it wants. One of the most effective ways of doing this is by adopting an “investigative mindset” – and then actively listening to what is (or is not) said. Harvard Business School Professors Deepak Malhotra and Max Bazerman set out 5 key principles that underpin this method. This post provides a simple overview of the 5 principles, offers useful phrases for those looking to further improve their business English, and closes with some great suggestions for further reading.

The big (free) eBook of negotiations language

 

Find out what your counterparts want – and why they want it

Asking questions to uncover needs and priorities is essential in any negotiation.  The sooner you can find out what your counterparts wants AND WHY they want it, the sooner you can build solutions. Malhotra and Bazerman give the example of an US pharmaceutical company  negotiating exclusive rights for an ingredient from a small European supplier. Despite the pharma company’s best offers, the supplier refused to agree to exclusivity. It was clear the smaller company had no chance of securing such a large order from any other customer – so what was going on?

With the negotiation in deadlock the American negotiator decided to ask a simple question “Why wouldn’t they grant exclusivity?” The reason was equally simple – the supplier was selling a small amount of the ingredient to a family member who needed it to manufacture a product sold locally. A new offer was made and quickly accepted – the European firm would provide exclusivity except for a small annual amount for the supplier’s cousin.

Discover your counterparts’ constraints – and then help them relieve them

Whenever we go into a negotiation we always have limits. In fact having your BATNA clear up front is a must if you don’t want to leave the negotiation with regrets. These limits are influenced and/or restricted by external forces – pricing, strategy, risk, relationships etc. And just as you have limits, so does your counterpart.  When your counterpart’s limits seem to be unreasonable or rigid, ask investigative questions to better understand what is behind the scenes. What is going on? Why is somebody responding like that? How can you help them remove their constraints or concerns?

Understand what is behind a demand – and then look to interpret them as opportunities

When our negotiating partner makes “excessive demands” we feel attacked and can become defensive. We then focus on either avoiding, mitigating, or even combatting this demand. The response of an investigative negotiator is to understand what is behind the demand and what they can actually learn from it. How can they reframe the demand from a threat to an opportunity? Malhotra and Bazerman article illustrates this nicely with the story of a construction company closing a major deal. Just before the deal was closed the property developer introduced a game-changing penalty clause for late completion.  In this case, reframing looked like “why was this penalty clause so important?” which led to “ timely completion was hugely important” which then led to “was the developer interested in completion ahead of schedule?“ . The negotiation concluded with the construction company agreeing to pay higher penalties than proposed and with a sizable bonus for early completion.

Look to create common ground

Despite the pervasive mantras of “partnership” and “win-win”, too often when we are in a negotiation it we end up with “”sides”. My side and your side, you are my competitor etc …This means that we miss out on opportunities to create value. Investigative negotiators focus on genuinely exploring areas of mutual interest to find real common ground.  This can be especially important when negotiating across cultures.

When things don’t work out keep on investigating

Even after rejection, there is nothing to be lost, and actually much to be gained, by asking “What would it have taken for us to reach agreement?” or “Can you explain to me why we lost this business? … as I’d like to learn for next time”.  It is much easier to get unguarded information when there is no deal to be done. If you don’t know what went wrong, how can you improve your approach in similar future negotiations? And of course there is always a chance of actually reopening negotiations based on the new insight.

Useful language and further reading for negotiators

 As Deepak Malhotra wrote “In the end, negotiation is an information game. Those who know how to obtain information perform better than those who stick with what they know.”

Using investigative questions

  • What is important to you?
  • Why is this important?
  • What is it you need?
  • Which part of my suggestion can you accept? Not accept?  And why?
  • Why can/can’t you ?

Building and practising active listening skills

Active listening (as the name suggests) is when you actively and fully concentrate on what is being said, rather than just passively hearing the words. Communication theory breaks what is being said into two elements – the content and the context. Content is the what – the data, the facts, the information etc. Context refers to everything else that is going on when somebody speaks with you – the relationship, the background, the situation, the emotions etc. Active listening involves paying close attention to the content being shared AND the contextual components between the listener (the receiver) and the speaker (the sender). Skilled active listeners can hear the what PLUS interest, emotion, concern, energy and other contextual factors from the speaker’s perspective. And they can hear what isn’t being said.

How good are your listening skills?

Books on negotiations

  • Negotiation Genius: How to Overcome Obstacles and Achieve Brilliant Results at the Bargaining Table and Beyond (Malhotra and Bazerman)
  • Never Split the Difference: Negotiating as if Your Life Depended on It (Chris Voss)
  • Getting Past No: Negotiating in Difficult Situations: Negotiating with Difficult People (Ury)
  • and the sequel Getting to Yes: Negotiating an agreement without giving in (Fisher and Ury)

Finally, as a training company, you just know we’re going to suggest organizing negotiation training for yourself or your team.

6 reasons why silence is golden in presentations

I recently delivered a two-day Presenting with IMPACT course for a group of highly-talented professionals, all of whom came from different countries and had different job functions.  Their levels of English varied slightly, as did their age, work experience and confidence.  The one thing this highly diverse group did have in common was their tendency to talk too much during their presentations. Why is that a problem you ask?  Aren’t we supposed to talk when presenting…isn’t that the point?  Of course it is, but there is a time when silence, or a nicely timed pause, works in your favor as the presenter.  We spent a lot of time working on the usage of pauses and silence in their presentations with great results.  So, I’d like to share with you 6 practical ways that silence can improve your presentations:

New Call-to-action

It slows you down

Many people struggle with speaking too quickly when they are presenting.  This can be due to nerves, having a lot to cover in a short period of time, etc.  Building planned pauses into your presentation allows you to slow things down, collect yourself and focus on enunciating your message to the audience.

It helps your audience absorb and retain your message

Using a strategic pause after stating your walk away message can allow it to better ‘sink in.’  I’d suggest doing this more than one time throughout your presentation at it will reinforce what you want the audience to do/think/feel after listening to your presentation.

It helps non-native speakers ‘catch up’

Many of our clients present in their second language, English, to an audience who are receiving the message in their second or third language.  Regardless of how talented someone may be in a second or third language, they still need more time to process things compared to their native language.  Using pauses can give the audience ‘space to breath’ and make sure they fully comprehend what you are saying.

 

„Silence is one of the great arts of conversation.“

Marcus Tullius Cicero

It shows willingness to listen and take questions

When a speaker is ‘speed-talking’ through their points, an audience can feel that things are rushed and there is no time for questions.  Fielding and asking questions in a presentation can work in the speaker’s favor if handled correctly.  It involves the audience and gives the presenter a chance to reinforce their walk away message in a context that matters to the audience.

It emphasizes important points

Silence is an effective tool to emphasize important points, build positive suspense and highlight things that need to be clarified.  Mark Twain once said, “The right word may be effective, but no word was ever as effective as a rightly timed pause.”

It shows confidence, control and poise

Most of us get nervous and experience stress when speaking in public.  The important thing is not show it when presenting if possible.  Using pauses and silence throughout your presentation will give you the breaks you need to collect yourself and refocus if need be.

Try it for yourself…

Using pauses and silence when speaking doesn’t come natural for a lot of people.  It takes practice and being open to feedback from colleagues or friends.  One quick and easy activity to practice using pauses is as follows:

  1. Write down 2 sentences on what you will do after work today. For example: I will finish work at 6pm and head to the supermarket. After shopping, I will go home and cook dinner for my family.
  2. Read the 2 sentences out loud as you normally would.
  3. Now, read the 2 sentences again out loud, but this time with a 3 second pause in between them. (count to 3 in your head between the sentences)

It sounds like a simple exercise, but many people have a hard time waiting the full three seconds to start the second sentence.  Try this with a colleague at work over lunch.  Ask each other how it sounds and how you feel.  Try it a few more times and then try using it at least once the next time you speak in front of people.

We have all heard the phrase ‘Silence is golden’.  Whether you agree with this or not, try to use a little bit of it in your next presentation.  I think you will be pleased with the results, and your audience will be too.

Does the Peter Principle still hold true? (And what you can do to develop your managers.)

Nearly half a century ago Laurence J. Peter published his seminal work on selection and promotion, „The Peter Principle“.  In this satirical look at why things go wrong in businesses, he argued that the selection of a candidate for a position is based on the candidate’s performance in their current role, rather than on abilities relevant to the intended role. Thus, employees only stop being promoted once they can no longer perform effectively, and „managers rise to the level of their incompetence.“ His theory is so convincing that you feel it must be one of those natural laws that is just simply true, and indeed the Peter Principle is based on the behavioural observation that there is a strong temptation for people to use what has worked before, even when this might not be appropriate for the new situation.

eBook: The definitive checklist for qualifying training providers

Over the last couple of decades I have had the impression that the Peter principle is either out of fashion or no longer as relevant. Management training is now so widespread that all managers are now allegedly agile, change agents, ace communicators and inspirational. Yet intuitively I have always felt the Peter Principle in its elegant simplicity must still hold true, so you can imagine my relief when I came across an article in the Times by Alexandra Frean entitled, “Rise of the accidental manager lies behind UK’s low productivity”. She uses the term ‚accidental managers‘ and explains “they have excelled in their role and are rewarded with promotion to a management position that is entirely different from the job they have been doing, only to flounder when they get there.” Does this sound familiar? The focus of her article is that accidental managers are more prevalent in the UK and account for the UK’s poor productivity. According to Ann Francke, head of the Chartered Management Institute (CMI), four out of five bosses in Britain are accidental managers; so 2.4 million managers are probably not delivering to full capability. And international comparisons indicate UK managers perform 30% below the benchmarked countries of Germany and Scandinavia. Francke does not agree that good managers are born not made and makes an impassioned plea for more and better training.

Which neatly brings us on to the question: What does effective management training look like? Here are four thoughts to consider:

Invest early

Building skills, knowledge and behaviors in young managers can provide spectacular results for years to come! Simply teaching and training simple skills for managing the task, the team and the individuals, does yield real returns. More investment at the beginning is a must especially training solutions for when they first move into management  .

Show the managers that their managers care about the training

Research consistently shows that when a training participant’s manager shows interest and involvement this is the single most important factor in transferring the training to the workplace. Involvement starts with explaining the purpose of the training and linking it to values, strategy and concrete business needs. It finishes with senior managers who are committed to delivering results through developing performance. And keep this human!

Fewer models

There are hundreds of management, communication, team, interpersonal dynamics, and strategy models. Good management training understands that models can be useful BUT they need to be simple to grasp, easy to remember and actionable. And be aware of trying to bend a model out of shape just to fulfil a trainer’s desire to show how everything fits. Managers can deal with complexity too!

Skill drills beat bullet points

It’s not what you know it’s what you do as a manager that counts. Discussing the role of feedback, exploring SCARF, sharing horror stories can be useful BUT the most important things is to get managers practicing, practicing and practicing.  Skill drills change behaviors and build confidence.  Yes, role-plays aren’t real but they give you an opportunity to experiment and practice! And my experience is that investing in business actors always add value too. This is why Target’s own leadership and management programs focus on doing (again and again).

 

 

 

 

Making a difference in meetings – 6 approaches for introverts to be heard

You’re too quiet”, “you need to be more involved in our meetings and discussions” and “people who matter are getting the wrong impression of you because you aren’t forward enough “.  This is the feedback Sven, a high-potential from a German automotive company, shared with me during a management training program. Sven was clearly able and bright – but he was a classic “introvert”. The idea of extraversion–introversion is a core dimension in most personality trait models, including the Meyers-Briggs Type Indicator. Sven is reflective rather than outgoing, and prefers working alone to working in groups.  Sven wanted to think before he talked, as opposed to talking to think. However, his natural introversion was getting in the way of his career opportunities.  Sven wanted to know “What can I do to be more involved in meetings … without having to be a different person?”
Go to the eBook

Always prepare before the meeting

If you don’t have the agenda then get hold of one. If the organizer hasn’t prepared an agenda then ask them what they want to get from the meeting and which questions do they want to discuss Who is going to be there? Why have they been invited? Who will assume which roles? Get your thoughts together ahead of time. Write down questions, concerns and points you want to share. Turn up with a couple of clear points you want to contribute. This preparation means that you can …

Speak up early on

If you know what the meeting is about you can and should get actively involved as quickly as possible. Get your thoughts on the table as quickly as you can. This means that you will feel part of the meeting from the start, others will see you as involved and you’ll notice people connecting, challenging, or building on your contributions. And if your meeting quickly goes into an unexpected direction …

Take control if you aren’t ready to speak

When somebody wants to pull you in to the meeting and you feel you aren’t ready then actively control this. You have the right to take a little more time. Try expressions like:

  • “I’d like to think this through fully first before I answer”
  • “I’m thinking this through and would like a little more time”
  • “I’d like to let this settle and think it over. Can I get back to you this afternoon?”

Be aware that there is a danger of over-thinking too, and you may find the meeting has moved on too fast. With this in mind …

Accept that sometimes you need to just speak

If you aren’t fully ready to speak but feel you can’t ask for time try expressions like …

  • “I’m just thinking out loud now …”
  • “My first thought is …”
  • “This isn’t a fully-formed suggestion but how about …”
  • “Ideally I’d like to think this over some more , but my initial impression is ..”

And you don’t always need to have original ideas. If you’re not at your best try to …

Play to your strengths and leverage your listening skills

Many introverts are considered good listeners. You haven’t been talking that much and you’ve probably heard things that others haven’t (as they’ve been busy talking). This means you can …

  • “If I can just reflect back what I’ve heard so far …”
  • “What I’ve heard is … “
  • “I heard Olaf mention XXX, but then everybody kept moving on. I’d like to go back and ask …”
  • “I think we’ve missed something here ..”
  • “There seems to be a lot of focus on XX, but nobody has thought about YYY”
  • “If I can play devil’s advocate for a moment ..”

Accept and embrace that you can’t be perfect (all the time)

Nobody wants to come across as stupid or incompetent. But if you aren’t visible be aware that people may quickly see you as “the assistant”, or “the doer but not the thinker”.  Everybody has said things that have been wrong, incomplete, or poorly thought through. And vulnerability is  important for building trust. We trust people who are human and fallible. Be open to risking sharing ideas and thoughts and try expressions like …

  • “This idea isn’t fully formed but maybe you can help me …”
  • “I’m concerned I’ve got the wrong end of the stick here so let me just check ..”
  • “I know I’m missing something but here’s where I am so far ..”

And finally…

If the English is an issue then consider getting some targeted training. By doing the above you’ll quickly begin to be seen as playing an active role, and be viewed as a contributor. You can also expect to grow in confidence over time as you see strategies working and people reacting to you differently.

 

Negotiations in English – tips and phrases (for beginners)

Working within a central purchasing and logistics business unit, negotiation is a word that one cannot escape. Most of my participants have dealings with suppliers within Germany, though some negotiate with suppliers worldwide. Negotiation skills are a key part of the on-the-job training and support that I deliver. In this post, I’ve collected some basic negotiating „musts“ that I use in my training.

The big (free) eBook of negotiations language

Prepare

Preparation is the first key factor for all negotiations. In order for you negotiation meeting to be a success you must have clear goals in mind, acceptable alternatives and possible solutions, what you’re willing to trade, and finally what your bottom line is- where you are not prepared to budge. In „negotiations-speak“: You need to know your BATNA.

Start positive

Highlight all the positive goals both parties want to achieve for the day to reduce any tense atmosphere and break the ice with some healthy small talk.

  • Our aim today is to agree on a fair price that suits both parties.
  • I’d like to outline our aims and objectives…
  • How do our objectives compare to yours?

Effective questioning

Ask open ended questions in order to establish what the other party wants. Use questions to dig deeper, to uncover needs, to reveal alternative options, etc.

  • Could you be more specific?
  • How far are you willing to compromise?
  • Where does your information come from?

Agreeing

When your counterpart makes an acceptable suggestion or proposal you can agree to show enthusiasm and highlight how you are mutually benefiting from something. Revealing your stance will also help come to a favourable negotiation.

  • That seems like a fair suggestion.
  • I couldn’t agree more.
  • I’m happy with that.

Disagreeing

Disagreements are a normal and positive part of building a relationship and coming to an agreement, they show transparency. It is always a good idea to anticipate possible disagreements before going into a negotiation meeting.  However, disagreements should not come across threatening but instead should be mitigated and polite.

  • I take your point, however…
  • I’m afraid we have some reservation on that point…
  • I would prefer …

Clarifying

In order to avoid any misunderstandings especially in an environment where English is the lingua franca, it is fundamental to be clear about your goals but also ask for clarification when something isn’t clear to you.

  • If I understand correctly, what you’re saying is …
  • I’m not sure I understand your position on…
  • What do you mean by … ?

Compromising

Compromising is often required at times during a negotiation, and the way you do it is often an indicator of the importance of some of the negotiation terms. Remember, when you do compromise consider getting something for giving.

  • In exchange for….would you agree on..?
  • We might be able to work on…
  • We are ready to accept your offer; however, there would be one condition.

Bargaining

This is the moment to debate price, conditions or a transaction where one must be firm, ambitious and ready to justify their offers.  In this stage you can employ hard ball tactics or a softly softly approach, either way being prepared with a strategy will take you to the winning road.

  • I’m afraid we can only go as low as…
  • From where we stand an acceptable price would be…
  • Our absolute bottom line is …

Summarising

There are key moments when summarising will take place during a negotiation; concluding discussion points, rounds of bargaining and the final commitment.  This stage is also the moment of agreeing on the next steps and it is vital not to leave anything unsaid.

  • Let’s look at the points we agree on…
  • Shall we sum up the main points?
  • This is where we currently stand …

Of course…

There’s a lot more to negotiating. Sometimes not saying anything is a valuable approach, while creating and claiming value is also a must. Feel free to contact us if you’re interested in learning more about what we can do for you/your team. Or keep an eye on this blog, for more negotiation tips and phrases.

I’ll leave you with another great piece of free content: 1001 Meetings phrases.

Go to the eBook

Losing my mind on a deserted island: My challenges of working virtually

No, I don’t think I am really losing my mind, but some days I feel like it.  As Head of Sales for Target Training I work virtually each day. This means that I am working at clients’ offices, on a train or at home in my office.  I am constantly emailing, messaging, phoning and videoconferencing with my colleagues.  There are weeks where I don’t see any of my colleagues in person. I love the flexibility and autonomy of working virtually. There are a lot of advantages and it fits my lifestyle.  This way of working is becoming the norm for many professionals and with it come challenges. The key is to make sure you address the challenges before they start to affect your, and your team’s productivity.

New Call-to-action hbspt.cta.load(455190, ‚0455f399-a600-43a9-848f-986da3f8ea8e‘, {});

I was in a client meeting a few weeks back discussing a virtual teams training project with a department leader.  We were looking into his team’s struggles in an effort to customize our training approach.  During our talk, he used the phrase ‘…with everyone working on their own little deserted island..’  when he was discussing his virtual team spread over 5 countries.  It struck me as a great analogy and got me thinking about my team.

So, I took a few minutes and wrote down the biggest challenges I personally face when working virtually.  I recommend doing the same as the exercise helped me raise awareness of what is happening and what I can do to improve things.  I had quite a long list after 10 minutes, but here are the three main struggles I thought I’d share:

1. Trust

Trusting the people that you work with is essential.  Without trust; conflict, misunderstanding and communication breakdowns occur.  In my opinion, trust is something that comes from two people investing in their working relationship.  This can be purely professional or a mix of personal and professional.  Trust can mean different things to different people, but I think most people would agree that it is easier to build when you see someone face to face on a regular basis.  You don’t always have that luxury when working in dispersed teams.  Building trust takes more effort and work.  What can you do to build trust in your virtual teams?

2. Email etiquette

Love them or hate them, emails aren’t going anywhere no matter what you might have heard or read. Emails can be a great way to quickly distribute information all over the world to a number of people.  They can also easily offend, frustrate and demotivate colleagues due to the smallest word, phrase or omission of something.  When you don’t have the ability to see someone face to face when communicating, you need to make sure your message and tone reflect what you are trying to say.  Even then, the reader may interpret things differently based what is happening on their ‘deserted island’ that particular day.  What should you do?  Use the phone when in doubt and establish some email rules for your virtual teams. 

3. Unnecessary virtual meetings/calls

There are different opinions out there on whether to have weekly catch up meetings scheduled or not, regardless of urgent discussion points. In my opinion, the fewer the calls the better.  My schedule changes quickly and needs to flexible to accommodate client demands.  So, when I see a weekly call on my calendar I look at it as a barrier to productivity, unless it is about something to move a project forward.  What can your team do instead of the weekly teleconferences?

 

As a kid, I used to fantasize about being on my own deserted island and doing what I wanted, the way I wanted, every day. That is my current reality, minus the beach. Working virtually is reality for most us and taking a few steps to improve our communication and relationships goes a long way. Give a few of the tips included in the links above a try and see how it goes!

 

FOR MORE INFORMATION

Read more on virtual teams on our blog. Or download our popular eBook below.

Writing emails that people read: Free eBook download

 

 

Linking and building to successfully influence others

In today’s business world of cross-functional initiatives, matrix structures and virtual teams, the ability to influence others is becoming even more essential if you want to succeed. And no matter what your influencing style is, to effectively influence somebody you need to connect with them. If you’re trying to influence somebody it means that you have differing opinions and ideas. One of the simplest ways to influence somebody is by „linking and building“: Find and focus on the agreement … and then build on this. Most people are open to sharing and discussing their opinions and ideas – and most of us are aware that our ideas are not the only ones valid. What we want is to be taken seriously and feel listened to.  This is where “linking” comes in – if you link your ideas to their ideas it clearly shows you have listened to and understood their thoughts and feelings.  And when you build on somebody’s ideas it means you are validating their contributions.  This builds rapport and relationships WHICH then makes the process of influencing so much easier...
The big (free) eBook of negotiations language

 

 5 things to keep in mind

1. Is the link already there?

Do you just need to draw their attention to it? Or will you need to build the link step by step? If so you need to find some common ground – this could be a shared goal, a previous experience or perhaps the two of you are seeing the same current challenges?  Open questions like “Where do you think we need to go?” or “What are your thoughts?” work well here …

2. When you find your “link”, be explicit about what you like / share about their views, opinion, drives etc.

For example. “It’s clear to me that we both want to make sure any changes we make don’t cost people more time” or “What I really like about your approach is that you’re considering the end-user first. I feel the same way”

3. Focus on positives and use positive language.

Most people are very rarely completely wrong, just as you are very rarely completely right.  Understanding this means that it is always possible to approach something by looking for the “right” ideas e.g. “What I like about your suggestion is …” thereby creating a positive spiral and rapport – as opposed to focusing on what you don’t like e.g. “ I can’t imagine this working” thereby creating a downwards negative spiral (source – George Prince – The Practice of Creativity).

4. There are going to be differences.

If there weren’t you wouldn’t be trying to influence each other! But make an effort to delay focusing on differences until some bridges have been built. When you turn to them, link back to the shared elements you’ve found and be explicit about your reasons. “It seems that we agree on the causes of the problem and we have different ideas about what needs doing. Why do you think this is?” Don’t assume the everything is obvious!

5. As you progress do continually clarify.

Use language like “So what you’re saying is …” and “Let me just check I’m understanding you … “. This shows your understanding of their views, ideas and thoughts AND actually ensures you do actually understand. Build your bridge on concrete foundations.

Linking and building is just one of many practical techniques from our influencing seminars that can help you successfully influence others. And it starts with getting all parties to face in the same direction. Please contact if you’d like to know more.

 

Meetings in English are fine but the coffee breaks are terrifying

Martin, an IT Project Manager, was getting ready for a meeting with his European counterparts to review his bank’s IT security. As ever he was very well prepared so I was a little surprised when he confessed to being nervous. However, it was not the meeting itself that was worrying him – it was the coffee and lunch breaks. His nerves were due to having to „small talk“. Small talk is an essential element of building relationships.  Yes, the meeting is all about dealing with business and discussing the items on the agenda but it’s in the breaks in between where the relationships are forged.
Go to the eBook

Why do some people find small talk so hard?

When we run seminars on small talk and socializing in English we hear many reasons why people struggle when they have to make small talk. Some people don’t know what to say, some are afraid of saying the wrong thing, some don’t know how to start a conversation, some are scared that people will think they are boring, some people find small talk a waste of time…and the list goes on. All of these objections, and fears are magnified when we know we are going to have to do it in a foreign language.

You prepare for the meeting so prepare for the small talk!

If you are nervous or uncertain about what to say during the breaks – prepare for them. First of all identify topics that are safe and suitable for the event and the people attending.  Depending upon the culture you are speaking with “safe topics” may be different but in general you are on safe ground with the following:

  • The weather – The forecast says it’s going to rain for the next 2 days. What’s the weather like at this time of year in Cape Town?
  • The event itself – I particularly enjoyed this morning’s presentation on big data analytics. What did you think of it?
  • The venue – This is one of the best conference centres I’ve been to. What do you think of it?
  • Jobs – How long have you been working in data security?
  • Current affairs, but NOT politics – I see they’ve just started the latest trials on driverless cars. I’m not sure I’d want to travel in one. How do you feel about them?

Opening a conversations and keeping it flowing

If you are going to ask questions, when possible, ask open questions. An open question begins with a question word – what, why, where, when, how etc. and the person will have to answer with more than a simple yes/no answer. Open question elicits more information and helps the conversation to develop. Similarly if you are asked a question (closed or open), give additional information and finish with a question. This will keep the conversation flowing.

7 phrases for typical small talk situations

  • Hi, I don’t think we’ve met before. I’m Helena Weber from IT support in Ludwigsburg.
  • I’m ready for a cup of coffee. Can I pour you one?
  • I believe the restaurant here is excellent. Have you eaten here before?
  • What did you do before you joined the product management team?
  • Where are you from?
  • Did you see the story on the news about…?
  • It’s a while since I last saw you. What’s new?

Don’t forget

Your counterparts may well be as nervous as you are and will welcome your initiative in starting and joining in conversation with them.  You could be taking the first steps in developing new personal and business relationships

Die vier „D“ der Präsentation

Sie sind ein guter Redner – Sie sind charmant, witzig und energiegeladen. Sie mögen die Herausforderung, vor Publikum zu sprechen und sind gut darin. Dennoch haben Sie manchmal das Gefühl, daß Sie mehr machen oder Dinge auch anders durchführen könnten. Es gibt einige Situationen, da gelingt es Ihnen leichter als anderen, einen Draht zum Publikum aufzubauen und trotzdem haben Sie das Gefühl, daß Sie es besser können. Sie können die Angelegenheit angehen, indem Sie auf die vier „D“ achten:   

Contact us now

Development – Design – Delivery – Debriefing

Die vier „D“ der Präsentation

Development (Entwicklung)

Es gibt keine „Patentlösung“ dafür was man tun muss, damit eine Präsentation gut wird. Der Erfolg hängt vom Publikum und der jeweiligen Situation ab, bei der einige Techniken wahrscheinlich eher funktionieren als unter anderen Bedingungen. Hier kommt das erste „D“ ins Spiel; Development (Entwicklung). In diesem Sinne bedeutet es die Entwicklung Ihres Verständnisses über den Kontext der Präsentation, bevor Sie sich auf die Gestaltung des Inhalts konzentrieren. Je ungewöhnlicher die Situation oder Präsentation für Sie ist, desto mehr Zeit sollten Sie dafür investieren zu verstehen, was alles passieren kann – bevor es dann passiert. Stehen die anwesenden Schlüsselentscheider den in Ihrer Präsentation dargelegten Ideen positiv gegenüber? Hat das Publikum unterschiedliche Ansichten? Welche gemeinsamen Ziele vereinen Sie mit dem Publikum? Gibt es Wertschätzung und Zustimmung für diese Ziele im Publikum? Erwartet das Publikum eine Menge an Daten? Welche Erwartungen hat das Publikum in Bezug darauf, wie formell/informell Sie auftreten? Die Antworten zu diesen und anderen Fragen können zu einer verfeinerten Botschaft mit anderen Gestaltungs- und Darbietungsmöglichkeiten führen, als Sie es bisher gewohnt waren.

Design (Gestaltung)

Sie wissen um die Bedeutung einer gut aussehenden Präsentation. Viele Unternehmen erkennen die Bedeutung der Präsentationsgestaltung dadurch an, dass sie professionelle Designer dafür engagieren. Es bedeutet aber, daß manchmal ein Redner zur Vorführung einer  Präsentationen aufgerufen ist, die er nicht persönlich erschaffen hat. Oft dienen solche Präsentationen einer bestimmten Funktion, wie der Vorstellung Ihres Unternehmens, nicht aber dazu, auf die Bedürfnisse eines spezifischen Publikums einzugehen. Für den Redner bedeutet eine generische Präsentation, dass er härter arbeiten muss, um das Material für seine spezifische Zielgruppe relevant zu machen. Wenn die dargelegten Informationen von Bedeutung für das Publikum sind, dann wird es Ihnen die notwendige Aufmerksamkeit widmen. Darin liegt der Schlüssel bei der Gestaltung. Die besten Darstellungsmöglichkeiten sind hilfreich, die Relevanz der Inhalte aber macht den Unterschied aus.

Delivery (Durchführung)

Bestimmte Präsentationstechniken können uns helfen, mit der vorgefertigten Gestaltungssituation wirkungsvoll umzugehen. So können wir  die Aufmerksamkeit unseres Publikums mit einem Pointer und den Worten „Darf ich Ihre Aufmerksamkeit auf …. richten“  auf einen speziellen Teil der Folie lenken, wenn sie zu viele Informationen enthält. Sie können Geschichten erzählen, um Daten Bedeutung einzuhauchen und Sie können Diagramme und Grafiken mit den Erfahrungen des Publikums verknüpfen, ohne eine Folie zu wechseln. Die Ergebnisse Ihrer Arbeit am Punkt „Development“ werden Ihnen die richtige Richtung zeigen. Wenn Sie etwas vor dem Publikum machen sollen, bei dem Sie sich nicht behaglich fühlen, so heißt es: üben, üben, üben. Je häufiger Sie einen anderen Stil üben, desto wohler werden Sie sich dabei fühlen.

Debriefing (Nachbereitung)                              

Die Rückmeldung vom Publikum über Ihre Präsentation ist wichtig für eine kontinuierliche Prozessverbesserung. Das meint ausschließlich Feedback zur Präsentationsdurchführung, nicht aber zu den Ergebnissen und Auswirkungen. Das kann schwierig sein, jedoch gibt es einige Ideen, die berücksichtigenswert sind. Nutzen Sie die Hilfe einer dritten Partei, welche Publikumsfragen aufschreibt, um Sie nach der Präsentation beantworten zu können. Stellen Sie Leuten aus dem Publikum Fragen zu spezifischen Aspekten Ihres Auftretens, an denen Sie arbeiten, wie z.B. Augenkontakt,  Bewegungskontrolle, Gestik. Das ist für Sie hilfreicher, als die einfache Frage zu stellen, was das Publikum über die Präsentation denkt.

Erhöhen Sie Ihre Erfolgsaussichten!

Die vier „D“ der Präsentation; Development (Entwicklung), Design (Gestaltung), Delivery (Durchführung) und Debriefing (Nachbereitung) können Ihnen helfen, Ihre Präsentation maßgeschneidert den spezifischen Publikumsbedürfnissen anzupassen und erforderliche Anpassungen Ihres Stils vorzunehmen. Das erhöht Ihre Erfolgsaussichten! Gerne können Sie uns Ihre Erfahrungen dazu im Kommentarfeld mitteilen.

WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN

Hier finden sie weitere Blogposts zu diesem Thema.

Sex, Stress und öffentliche Rede

Es ist nicht ungewöhnlich Angst davor zu haben, öffentliche Reden zu halten.  Sogar in der Geschäftswelt, wo Vorträge und Präsentationen einen Teil des Berufsalltages darstellen, ist diese Angst verbreitet. Man nimmt (fälschlicherweise) an, dass es jeder machen kann.   Was soll man also tun, wenn man wegen einer Präsentation nervös wird? Ich habe hier zwei tolle Tipps zur Beruhigung Ihrer Nerven vor der nächsten Präsentation und einen dritten Tipp.

eBook: The definitive checklist for qualifying training providers

1. Kennen Sie Ihre Inhalte

Ihre Inhalte zu kennen ist unabdingbar, wenn Sie cool, ruhig und gesammelt bei Ihrer Präsentation sein wollen. Im Umkehrschluß bedeutet es, daß mangelnde Kenntnis der vorzutragenden Inhalte immer Angst und Stress verursachen. Sie müssen sich die Zeit nehmen, Ihre Schlüsselbotschaften zu identifizieren, diese Botschaften mit dem Publikum zu verbinden und eine ansprechende und leicht zu folgende Struktur aufzubauen. Wenn Sie wissen,                                                                                                                                                               

  • was Sie sagen wollen,
  • warum Sie es sagen wollen,
  • wie Sie es sagen werden,
  • wann Sie es sagen werden,
  • welche Fragen das Publikum stellen könnte,
  • und wie Sie diese Fragen  beantworden werden…

…dann haben Sie die die Gefahr verringert, daß etwas schiefgehen könnte und nebenbei Angst und Stress reduziert! Das klingt sicher naheliegend, aber ich weiß nicht, wie oft ich bei Coaching-Sitzungen von Präsentationen beteiligt war um festzustellen, daß der Manager sich nicht wirklich ausreichend Zeit für das Nachdenken über die Inhalte genommen hat.               Seine Inhalte zu kennen ist von entscheidender Bedeutung!


2. Üben Sie Ihre Darbietung – und zwar laut!

Ein anderer Tipp, ebenso naheliegend aber auch ebenso häufig ignoriert, besteht darin,  Ihre Präsentation vor dem Auftritt laut zu üben. Planung im Kopf oder auf dem Papier ist großartig  aber leider nicht ausreichend. Ich erinnere mich daran, wie ich von einem deutschen Manager die Vorgehensweise gelernt habe, eine Präsentation vor dem Badezimmerspiegel zu üben. Er sagte mir, dass es ihm dabei helfe „zu sehen, ob die Worte überhaupt in den Mund passen“ und um den „Rhythmus zu testen“.  Andere – welche dieses Konzept seitdem übernommen haben – erwähnen, daß sie ihre Körpersprache dabei beobachten und es Ihnen in Bezug auf Körperhaltung und Gestik geholfen hat. Wenn es Ihnen etwas unangenehm sein sollte, diese Übungen vor einem Spiegel durchzuführen, so können Sie auch

  • sich selbst mit dem Mobiltelefon aufnehmen,
  • eine von Ihnen respektierte Person bitten, das Publikum zu sein,
  • einfach die Tür schließen und laut sprechen.

3. Haben Sie Sex, und zwar viel!

Im Jahre 2006 untersuchte Stuart Brody, ein Psychologe an der Universität von Paisley in Großbritannien, die Beziehung zwischen sexuellen Verhaltensmustern, Blutdruck und die Reaktivität auf Stress. Der erzeugte Stress wurde durch öffentliches Reden und mentale Rechenaktivitäten ausgelöst. Seine Feststellungen hat Brody in dem renommierten Wissenschaftsmagazin „New Scientist“ veröffentlicht. Brody fand heraus, dass regelmäßiger, penetrativer Sex dazu beitragen kann, den Stress in Schach zu halten. Freiwillige, die vorher Geschlechtsverkehr hatten, zeigten die geringste Stressbelastung. Ihr Blutdruck normalisierte sich schneller als bei jenen, welche sich mit anderen sexuellen Aktivitäten beschäftigten. Kurz gesagt; Diejenigen Versuchsteilnehmer, welche viel Sex vor der Belastung durch eine öffentliche Rede hatten, waren weniger gestresst als andere. Es erscheint also schlüssig, dass Sex nicht nur Ihr Stress-Niveau senkt, sondern  – sollten Sie einen bereitwilligen Partner dafür finden – es könnte Sie auch dazu animieren, künftig mehr Präsentationen zu halten.

Ein abschließender Ratschlag

Jeder dieser drei Tipps kann dazu beitragen, Gefühle von Stress und Angst vor einer öffentlichen Rede zu reduzieren. Je weniger Nervosität Sie haben, desto selbstsicherer und erfolgreicher werden Sie an dem Tag sein.  Nur wenden Sie bitte nicht alle drei Tipps gleichzeitig an.

WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN

Hier finden sie weitere Blogposts zu diesem Thema.

Der „Elevator Pitch“

Für viele von uns ist es eine Alltagserfahrung: Man denkt immer dann an die Dinge, die man sagen wollte, wenn das Gespräch beendet oder die Gelegenheit vorüber ist.  Wie kommt es, dass immer dann, wenn wir etwas Brillantes äußern wollen, kein Wort über unsere Lippen kommt oder wir etwas Falsches sagen? Der Begriff „Elevator Pitch“ basiert auf der Idee, dass es möglich sein sollte, die Zusammenfassung eines Sachverhaltes in der Zeitspanne einer Fahrstuhlfahrt (dreißig Sekunden bis zwei Minuten) vorzutragen. Was werden Sie sagen, wenn Sie nur zwei Minuten zur Verfügung haben?

 

„Vor einiger Zeit teilte ich einen Fahrstuhl mit dem Vorstandsmitglied eines großen, multinationalen Konzerns. Er hatte keine Ahnung, wer ich war, aber ich wusste genau, wer er war und leider würde es so bleiben. Abgesehen von einem „guten Morgen“ und einem „Auf Wiedersehen“ verlief unsere Fahrstuhlfahrt im Schweigen. Ich hatte buchstäblich meinen Augenblick zu sprechen gehabt und ich habe es nicht genutzt. Natürlich dachte ich im Nachhinein an etwa eine Million brillante Dinge, die ich hätte sagen können, aber nicht gesagt habe. Ich habe es vermasselt.“

Seminarteilnehmerin

Go to the eBook



Voraussicht und Planung

Die oben zitierte Seminarteilnehmerin hatte nicht daran gedacht, sich auf einen solchen Moment vorzubereiten.  Vielleicht dachte sie, sie könne sich schon irgendwie improvisierend durchmogeln, sollte sich jemals eine solche Gelegenheit bieten. Aber es erfordert echte Voraussicht und Planung, wenn man seine Botschaft zielgenau und gewinnend rüberbringen möchte. Insbesondere dann, wenn man nur zwei Minuten Zeit dafür hat.

“Ich benötige in der Regel mehr als drei Wochen um eine gute Stegreif-Rede vorzubereiten.”

Mark Twain

Wie man seine Kernpunkte  in zwei Minuten rüberbringt

Ein guter „Elevator Pitch“ hat ein Ziel: Er appelliert an jemanden, von dem wir irgendetwas, irgendwann in der Zukunft wollen. Wenn sich die Fahrstuhltüren öffnen, möchte man am liebsten mit großer Bestimmtheit davonlaufen. Sie hoffen aber zumindest auf eine Visitenkarte.  Also muß absolut alles, was Sie sagen wollen, Interesse bei Ihrem Gegenüber wecken. Da gibt es keinen Raum für Versprecher und Geschwafel. Das kann ziemlich schwer sein und deshalb dreht sich alles um eine gute Vorbereitung und gründliche, individuelle Praxis mit harten und herausfordernden Sparringspartnern.

Hier sind ein paar Dinge, die Sie im Auge behalten sollten, wenn Sie sich auf Ihren „Elevator Pitch“ vorbereiten, beginnend mit dem GOALS-Modell, welches wir in unseren Trainingseinheiten anwenden:

  • Goal – Ziel: Wissen Sie von Anfang an, was Ihr Ziel ist!
  • Opening – Eröffnung: Wie eröffnen Sie Ihren „Elevator Pitch“ und machen ihn aktuell und relevant?
  • Attention – Aufmerksamkeit: Wie halten Sie das Interesse der Zuhörer an Ihren Ausführungen aufrecht?
  • Language – Sprache: Geraten Sie nicht in Versuchung,  Fachkauderwelsch oder komplexe Begriffe zu verwenden!
  • Steps – Schritte: Was sind die nächsten Schritte?

Ein „Elevator Pitch“ sollte ein zweiseitiges Gespräch sein

Eine Minute lang ohne Unterbrechung zu reden, kann eine lange Zeit sein. Haben Sie es schon mal probiert oder jemandem dabei zugehört? Sagen wir, dass Ihre Aufzugsfahrt zwei Minuten dauert. In dieser Zeit müssen Sie einen guten Draht zu Ihrem Gesprächspartner aufbauen, ihm Gelegenheit zur Antwort und zu ein bis zwei Rückfragen geben. Es ist keineswegs ein Monolog, Brian Walter bezeichnet es vielmehr als verbales Ping-Pong.

In der Tat werden Sie womöglich nur die Gelegenheit haben, etwa drei bedeutungsvolle Aussagen zu machen. Ein (wichtiges) Fahrstuhlgespräch mit jemanden, den Sie nicht wirklich kennen, kann sich in viele mögliche Richtungen entwickeln, zwischen „schrecklich daneben“ bis „absolut großartig“.

Abschließend ein paar Tipps für Ihren „Elevator Pitch“

Seien Sie interessant, was auch immer Sie sagen. Wenn möglich:

  • Verwenden Sie Gleichnisse, wenn Sie sich beschreiben.
  • Vergleichen Sie sich/Ihre Situation mit jemandem oder etwas, was einen hohen Wiedererkennungswert hat oder eine Mischung daraus darstellt.
  • Erzeugen Sie eine Überraschung.
  • Hören Sie zu.

WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN

Wir bieten Ihnen eine Reihe kostenloser Dienstleistungen an, welche Sie dabei unterstützen, auf globalen Märkten erfolgreich zu sein. Besuchen Sie unsere Homepage oder kontaktieren Sie uns, wenn Sie noch nicht gefunden haben, wonach Sie suchen.

„Train the Trainer“: Interaktive Präsentationen

Hausinterne Trainingsmaßnahmen und Schulungen werden oft über Präsentationen durchgeführt, wobei häufig ein interner „Experte“ mit der Durchführung gegenüber anderen Mitarbeitern beauftragt wird. Folie für Folie erscheint nacheinander auf der Projektionsfläche und am Ende erhält man ein Informationsblatt mit den wichtigsten Punkten und vielleicht eine Zusammenfassung. Der Vorteil dieser Art von Training liegt darin, dass die Informationen aus erster Hand von einem erfahrenen Fachmann vermittelt werden. Einer der Nachteile liegt darin, dass der Vortragende meist keine Erfahrungen in der Wissensvermittlung hat. Er/sie versteht nichts davon, wie Lerninhalte haften bleiben oder dass nur rund 10% des Lernens durch strukturiertes Training vermittelt wird (Hier können Sie mehr über das 70-20-10-Modell erfahren). Wir haben deshalb ein paar bewährte Ideen zusammengestellt, wie Sie Ihr präsentationsbasiertes Training interaktiv gestalten können.




Contact us now




Wer bist du und warum bist du hier?

Ein Trainer vermittelt stets die Ziele einer Trainingseinheit. Die Ziele müssen von Relevanz für das Publikum sein, weil Sie Akzeptanz benötigen, damit Lernen stattfinden kann. Alles was im Training passiert, sollte stets mit den Trainingszielen verknüpft sein. Die Teilnehmer haben ebenfalls Ziele, welche sich allerdings von Ihren Zielen unterscheiden können. Hier müssen Sie die unterschiedlichen Zielvorstellungen in Übereinstimmung bringen. Das wird oft mit Aufwärmaktivitäten erreicht; Wer bist du und warum bist du hier? Aufwärmaktivitäten können als Gruppe, in mehreren Kleingruppen oder paarweise durchgeführt werden. Zum Abschluß der Aktivitäten hat jeder seine persönlichen Ziele mitgeteilt (idealerweise in sichtbarer Form, so dass es jeder lesen kann). Der Trainer umschreibt dann die persönlichen Ziele und verknüpft sie mit den Zielen der Trainingseinheit. Gibt es Ziele, die nicht in Übereinstimmung gebracht werden können, so wird der Trainer darauf hinweisen: „Es tut mir leid, wir werden das heute nicht im Detail behandeln“ oder „Vielleicht finden wir am Ende der Trainingseinheit noch Zeit, das Thema zu vertiefen.“

Lassen Sie die Leute aufstehen und sich bewegen

Wenn Teilnehmer sich untereinander nicht sonderlich gut kennen sind vielleicht ein paar Eisbrecher-Aktivitäten notwendig. Ein Spiel mit dem Namen ‘find someone who’ kann sehr leicht für jedes Publikum und Thema angepasst werden. Darüber hinaus können Sie Diskussionskarten mitbringen oder Aufgaben vergeben, welche die Teilnehmer zwischen zwei Präsentationsfolien zu erledigen haben. Besonders dann, wenn das Interesse der Teilnehmer zu schwinden scheint, unterbrechen Sie die Präsentation, lassen Sie die Leute aufstehen und sich im Raum bewegen. Bitten Sie die Teilnehmer etwa, Brainstorming in Gruppen durchzuführen, paarweise Zusammenfassungen zu erstellen oder Fehlersuche zu betreiben. Sie können die Teilnehmer auch auffordern, eine Position im Raum einzunehmen, welche damit verknüpft ist, wie stark sie mit einer unternehmens- oder tätigkeitsbezogenen Aussage übereinstimmen. Bitten Sie die Teilnehmer, einige der wichtigsten Lernpunkte der Präsentation Ihnen auf halbem Weg vorzustellen und nutzen sie die Gelegenheit, das Teilnehmerwissen auszurichten.

Beziehen Sie Ihr Publikum ein

Eng verwandt mit den oben angesprochenen Aspekten. Auch wenn das Trainingsmaterial trocken und mit Fakten und Fachbegriffen gespickt ist, können Sie das Training interaktiv gestalten. Sie können die Teilnehmer nahezu auf tausend verschiedene Arten beschäftigen. Befragen Sie die Teilnehmer nach ihrer Erfahrung oder Meinung, bitten Sie darum, dass jemand die Informationen einer Präsentationsfolie vorliest oder bereiten Sie ein Quiz oder einen Wettbewerb mit einem symbolischen Hauptgewinn vor. Eröffnen Sie eine Diskussion, bitten Sie um den Zuruf von Kurzfragen oder lassen Sie die Leute sich im Raum bewegen, um Informationen zum Thema an verschiedenen Stationen im Raum einzuholen. Hier finden Sie 25 Ideen für Aktivitäten beim Training.

Bitten Sie um engagierte Teilnahme

Was wird von den Teilnehmern an Handlungen erwartet, sobald sie den Schulungsraum verlassen haben? Sie haben zwar etwas gelernt, aber auf die Beantwortung der Frage, wie der Lerntransfer zum Arbeitsplatz stattfindet, sollten Sie sich selbst gedanklich gut vorbereiten. Bevor die Trainingseinheit abgeschlossen ist, sollten Sie sich ausreichend Zeit nehmen, die Teilnehmer nach ihren Ideen oder Anregungen zu fragen. Geben Sie Ratschläge, wie das Erlernte haften bleibt. Sie können auch den Einsatz von persönlichen Lernplänen in Erwägung ziehen.

WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN

Hier sind nur einige Postings für Sie zum Durchstöbern aufgeführt, falls Sie mehr zum Thema erfahren möchten. Wir bieten auch eine breite Palette an Seminaren zum Thema Train the Trainer und Moderation von Workshops an:

 

Ich habe Todesangst davor, eine Präsentation halten zu müssen!

Präsentieren unter Druck. Versagensängste. Lampenfieber. Nennen Sie es, wie Sie wollen, aber die unglaubliche Nervosität, welche manche Leute befällt, sobald sie vor einem Publikum stehen müssen, ist echt. Und wenn Ihr Chef das Publikum ist, kann es tatsächlich Auswirkungen darauf haben, wie Sie die Präsentation durchführen. Es sei denn, Sie sind gut darauf vorbereitet. Ich bin kein Anhänger des alten Ratschlages, „stellen Sie sich vor, alle Leute im Publikum säßen in Unterwäsche vor Ihnen.“ Abhängig davon, wer da vor Ihnen sitzt, kann eine solche Vorstellung jemanden leicht aus dem Konzept bringen. Die meisten Menschen bewältigen ihre Ängste, indem sie eine Sache machen: Sie bereiten sich gut vor.
eBook: The definitive checklist for qualifying training providers

Kennen Sie Ihr Material

Da gibt es kein besseres Tool, welches Sie in Ihrem Werkzeugkasten haben könnten. Haben Sie die Thematik im Griff, über die Sie reden wollen, so erzeugt das Selbstvertrauen und gibt Ihnen die Kraft, jede möglicherweise aufkommende Frage zu bestehen, die Ihnen über den Weg laufen könnte. Es reicht nicht aus, eine grobe Vorstellung davon zu haben, was Sie sagen werden.  Schreiben Sie den Text vor, falls es notwendig sein sollte. Was auch immer Sie tun, improvisieren Sie nicht! Viele Leute versuchen das. Und ehrlich gesagt scheitert eine derartige Vorgehensweise viel häufiger, als dass es gelingt.

„Sie haben es gefühlt. Den Knoten im Bauch. Die schweißigen Handflächen. Die allgemeine Desorientierung. Das Gefühl, das Sie überkommt, sobald jemand fragt: „Bist du in Ordnung?“ „Nein, ich bin nicht ok. Ich muss diese Präsentation meinem Chef geben und ich habe Angst! „Du kannst sicher sein. Ich verspreche dir, du bist nicht allein!“

Scott Levey

Bereiten Sie Ihr Material vor

Ein alter Witz lautet, ‘Wie kommt man in die Carnegie Hall?’ ‘Üben, üben, üben.’ Probieren Sie Ihre Präsentation vor Leuten aus. Fragen Sie nach Feedback. Es scheint einfach zu sein, aber andere um Hilfe zu bitten ist manchmal die schwerste Sache auf der Welt. Üben Sie die Präsentation vor einem Spiegel. Machen Sie eine Sprachaufzeichnung und spielen Sie es ab. Bitten Sie andere, sich Ihre angefertigten Folien anzuschauen. Hier finden Sie eine gute Anleitung, wie man hervorragende Präsentationsfolien erstellt.

Vertrauen Sie Ihrem Material

Meistens strafen Ihre eigenen Nerven Sie mit Lügen! Ob Sie es glauben oder nicht, die meisten Manager/Chefs/Zuhörer/Gruppen/Kollegen möchten, dass Sie Erfolg haben. Bereiten Sie sich durch gute Vorarbeit entsprechend vor, bevor Sie in die Präsentation gehen und  erkennen, dass der Stress und die Aufregung NICHT WIRKLICH sind. Holen Sie tief Luft und wissen Sie, dass das Publikum es gut mit Ihnen meint. Und sollten Ihre Nerven flattern und Sie das Gefühl bekommen, dass die Worte aus Ihnen herauskommen, ohne dass Sie Kontrolle darüber haben, so stoppen Sie kurz, holen erneut tief Luft und fahren fort.

WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN

Hier sind nur einige Postings für Sie zum Durchstöbern aufgeführt, falls Sie mehr zum Thema erfahren möchten.

 

Präsentations-Fazit: Das Abschluss-Signal

Eine gutes Präsentations-Fazit ist ein sehr wichtiger Teil jeder Präsentation, obwohl es oftmals nicht die notwendige Aufmerksamkeit erhält. Viele Leute konzentrieren sich darauf, einen soliden Start mit guter Einleitung hinzulegen und schlagkräftige Inhalte zu präsentieren. Dagegen gibt es nichts einzuwenden, solange man die Präsentation mit der gleichen Stärke abschließt, mit der sie begonnen wurde. Häufig habe ich aber Präsentationen erlebt, die misslich abgeschlossen wurden und deshalb einen schlechten Beigeschmack beim Publikum hinterlassen.  Ein guter Präsentationsabschluss wird eine wirkungsvolle  Zusammenfassung, Empfehlung oder einen Handlungsaufruf beinhalten und dem Publikum die Gelegenheit geben, noch offen gebliebene Punkte durch Fragen anzusprechen.  Der Teil eines Präsentations-Fazits, der häufig vergessen wird, ist ein klares und deutliches Abschluss-Signal. Dieses Abschluss-Signal ist eine Formulierung, welches dem Publikum in einem Satz mitteilt, dass Sie mit dem Fazit der Präsentation beginnen. Es sollte unmittelbar vor der Zusammenfassung ausgesprochen werden und vom Publikum als deutliches Signal erkannt werden.


eBook: The definitive checklist for qualifying training providers

Drei Gründe, warum ein Präsentations-Fazit ein Abschluss-Signal enthalten sollte

  1. Wecken Sie das Publikum.  Oft verliert das Publikum den Fokus und die Konzentration gegen Ende einer Präsentation und geht eigenen Gedanken nach. Ein Abschluss-Signal zeigt dem Publikum, dass Ihre Präsentation gleich zu Ende ist und es an der Zeit ist, seine Aufmerksamkeit wieder der Präsentation zu widmen.
  2. Den eigenen Fokus zurücksetzen. Wie wir alle wissen, kann man sich bisweilen so sehr in ein Thema vertiefen, dass man die Bedürfnisse und Erwartungen des Publikums aus dem Auge verliert. Das Abschluss-Signal weckt daher nicht nur das Publikum auf, sondern auch den Vortragenden und ermöglicht es ihm, ein starkes Präsentations-Fazit abzuliefern.
  3. Verdeutlichen Sie die Struktur. Präsentationen benötigen klare Strukturen, damit das Publikum den Kernaussagen folgen kann. Wenn Sie effektive Überleitungen formulieren – wie das Abschluss-Signal – so schaffen Sie strukturelle Übersichtlichkeit und helfen dem Publikum, mit der Aufmerksamkeit bei Ihnen zu bleiben.

Drei Formulierungen, welche als Abschluss-Signal für das Präsentations-Fazit dienen können

  1. „Das bringt mich nun zum Ende meiner Präsentation. Um meine Hauptpunkte zusammenzufassen, …“
  2. „Nun, das ist alles, was ich für heute habe. Lassen Sie mich jetzt kurz zusammenfassen, worüber ich gesprochen habe ….“
  3. „Ich bin jetzt ans Ende meiner Präsentation gelangt. Zusammenfassend sprach ich …“

Drei Auswirkungen durch die Anwendung eines Abschluss-Signals für das Präsentations-Fazit

  1. Übermitteln Sie die Hauptaussagen ein letztes Mal. Am Ende einer guten Präsentation werden Sie Ihre Hauptaussagen in der Einleitung, dem Hauptteil und abschließend in der Zusammenfassung angesprochen haben. Ein gutes Abschluss-Signal fokussiert die Aufmerksamkeit des Publikums ein letztes Mal, so daß Sie die Kernaussagen erneut benennen sollten und die daraus abgeleiteten Handlungsempfehlungen aussprechen. Die meisten Menschen neigen dazu, sich besser an die Inhalte zu erinnern, welche am Ende einer Präsentation gesagt wurden als in der Einleitung oder im Hauptteil.
  2. Stellen Sie sich selbst auf ein starkes Ende ein. Die klare Aussage, daß Sie nun mit dem Fazit der Präsentation beginnen, wird Ihnen dabei behilflich sein, sich zu konzentrieren und die richtigen Schritte durchzugehen. Bei Ihrem Publikum wird das einen positiven Eindruck der Präsentation hinterlassen.
  3. Seien Sie ein besserer Redner. Es gibt so viele Menschen, die schlecht strukturierte Präsentationen vortragen und deren Präsentations-Fazit enttäuscht. Eine klare Struktur lässt Sie professioneller aussehen und hilft Ihnen das zu erreichen, was Sie mit Ihrer Präsentation bewirken wollen.

Ein starkes Präsentations-Fazit hinterlässt bei Ihrer Zielgruppe eine fokussierte, positive Sicht  auf Ihre Botschaft und ein gutes Abschluss-Signal ist entscheidend dafür, dass dies gelingt. Teilen Sie uns Ihre Ideen dazu im unten stehenden Kommentarfeld mit! Möchten Sie mehr über wirkungsvolles Präsentieren erfahren? Klicken Sie hier.

MEHR

Storytelling im Geschäftsleben – Warum eigentlich nicht? Teil 2

Geschichtenerzählen ist wieder zu einem interessanten Thema in der Welt der Geschäftskommunikation geworden. Konferenzen und Redner loben weltweit den Reiz und  , die Anziehungskraft des Geschichtenerzählens auf das Publikum. Ich frage mich, warum das so ist. Haben Menschen nicht seit ihren frühesten Anfängen Geschichten erzählt? Wir alle erzählen Geschichten. Es war Teil unseres Überlebenskampfes und unserer Entwicklung. Alles um uns herum ist voller Geschichten; Vom Geschichtenerzählen am Lagerfeuer bis zu den heutigen Multimillionen-Dollar-Kinofilmen. Warum soll das nicht auch für ein geschäftliches Umfeld gelten? Dieser zweite Teil unseres zweiteiligen Beitrags (hier Teil 1) beschäftigt sich mit den verbleibenden zwei Lektionen, die wir bei der Vorbereitung eines Seminars über das Geschichtenerzählen in der Geschäftswelt gelernt haben. Unser Seminar vermittelt den Teilnehmern die Fähigkeiten und die Entschlusskraft, mehr und bessere Geschichten im Tätigkeitsumfeld zu erzählen.

Mut zur Verbindung

Lektion 4

Wenn Ihre Berufstätigkeit für Sie einfach nur ein Austausch von Machtbefugnissen ist, dann sind Aspekte, wie z.B. Geschichtenerzählen und andere, erweiterte Kommunikationsmittel unwichtig. Andere werden Ihre Äußerungen in Befehle übersetzen, sofern Sie sich in einer Machtposition befinden, ebenso wie Sie dabei helfen, Wünsche von Vorgesetzten zu interpretieren und umzusetzen.

Möchten Sie allerdings, dass Ihr Arbeitsplatz ein Ort ist, an dem Menschen etwas zusammenfügen, anstatt den Befehlen einiger weniger Personen zu folgen, dann ist das Geschichtenerzählen eine aktive Strategie, um dem Arbeitsplatz für Sie und Ihre Mitarbeiter eine menschliche Note zu geben. Es bietet Möglichkeiten für sinnvolle Verbindungen, die Vertrauen fördern.

“Geschichtenerzählen ist ganz natürlich für uns Menschen, aber da wir in einer unnatürlichen Welt leben, brauchen wir manchmal etwas Hilfe bei dieser ganz natürlichen Sache.” ― Dan Harmon

Von der Geschichte zur Handlung

Lektion 5

Eine gute Geschichte kann die Bühne für ein Geschäftsumfeld setzen. Dennoch müssen wir  uns häufig den Zweck der Geschichte vergegenwärtigen, sobald sie erzählt ist. Wir können das in einer Nachbesprechungsrunde gemeinsam erreichen oder einfach den Zuhörern erklären, was man mit der Geschichte im Sinn hatte.

Warum das funktioniert

Eine klare Erläuterung des Sinnes der Geschichte bietet eine natürliche, logische Verbindung dazu, was der Erzähler und die Zuhörer in einem geschäftlichen Umfeld erreichen müssen. Dinge auf individueller Ebene zu erledigen ist eine Funktion von

  • klarem Verständnis darüber, was zu tun ist
  • der Fähigkeit, etwas tun zu können
  • Motivation, etwas zu erledigen

Sprechen Sie das „warum“ an

Geschichten können eindeutig auf das „Warum“ einer Handlung hinweisen, was zu einer erhöhten Selbstverpflichtung führt, es auch durchzuführen. Wenn Zuhörer die Geschichte mit ihrer gegenwärtigen Situation verknüpfen können, so werden sie eingebunden in den Prozess des Erkennens, was zu tun ist und warum es getan werden muss – ohne dass es angeordnet werden muss.

Mehr

Schauen Sie sich um, in welchem Rahmen Target Training  Kompetenzentwicklungs-Seminare zum Geschichtenerzählen im Geschäftsleben und für viele andere Kommunikationsfähigkeiten anbietet, um Ihre Effektivität am Arbeitsplatz zu steigern. Lassen Sie es uns im unten stehenden Kommentarfeld wissen, wenn Sie dazu etwas anmerken möchten.

Presenting in a foreign language

I’ve been involved in business English training since I left university, and over the years I’ve helped hundreds of executives, managers and experts improve their presentations in English. I’ve worked with confident presenters, nervous presenters, boring presenters and inspiring presenters. Some of them have struggled with their presentations skills, others with their content and many with their English skills. All of these people came to mind when I was preparing a presentation in German. It was a sure case of the shoe being on the other foot for once and I was quickly reminded that knowing what to do and doing it aren’t the same!

eBook: The definitive checklist for qualifying training providers hbspt.cta.load(455190, ‚20407acd-ee86-4017-b4b3-d7bf14527aaa‘, {});

The challenges

The presentation I needed to make was  part of a kick-off event for an exciting new Blended Learning project with Global English at one of our clients. I was going to be one of three presenters, speaking to a group of around fifty German HR specialists and managers. As this was a high profile flag ship project, the kick-off needed to build interest and motivation. Doing it in German didn’t worry me too much – but I knew it was going to be functional rather than elegant. Having learnt most of my German by “doing” rather than “studying”, I sacrifice accuracy for communication. (My German trainer tells me my German is CEFR B2. I think she’s just being nice – my grammar ist nicht gut.)
So the first thing I did was sit down to consider the advice I’d give a client faced with the same situation in reverse:

  • Identify my key messages before I do anything else – and make sure I can phrase and rephrase these
  • Keep it relevant by using examples and stories
  • Don’t try to learn the presentation word for word – it will make me nervous and inflexible
  • But do think through and practice my introduction in advance – by getting off on the right foot I knew I’d relax
  • Never rely on prompt cards – they’ll just get in my way and stop me building rapport with audience – and for the same reasons don’t read from my slides
  • And most importantly – don’t get hung up on the language – they are there to hear what I’m saying – not how I’m saying it

The presentation

After some preparation and practice I drove to Bonn to make the presentation. I felt that my message was clear and the audience seemed interested and convinced. There’d been some nodding heads, some laughter in the right places, and a few questions. Job well done, I thought.

The feedback

Reflecting and debriefing is always important if you want to get better, and there were a couple of people in the audience who I knew and respected. With this in mind, I asked them how they felt I had done, and what I could do better next time. Their answer was clear and consistent – “Sometimes you spoke a bit too fast” and “It was hard to hear you in some places”. Ouch! I thought about the feedback – and then replayed my presentation in my mind.

Upon further reflection, I realised that when I began to struggle with my German I unconsciously began to speak a little quieter. Although I knew what I wanted to say I wasn’t sure about how I was saying it – and without realizing it I turned the power down. I also realised that when I began to struggle with my German I unintentionally spoke faster to hide my mistakes.

Because I’d forgotten to remind myself about a common problem that many people face when presenting in a foreign language – nerves mean they forget the 4Ps.

The 4Ps

  • Power – speaking audibly and clearly
  • Pitch – using the stress and tone of your voice to emphasize key points
  • Pace – matching the speed at which you speak to the message and the audience
  • Pause – playing with silence and breaks to draw attention to build suspense, interest, draw attention to key points and signal thematic changes

FOR MORE INFORMATION