Effektive E-Mail-Etikette für virtuelle Teams

E-Mail ist nach wie vor eines der häufigsten Kommunikationskanäle in virtuellen Teams – und das kann durchaus zu Spannungen führen.  Die proaktive Bewältigung potenzieller Probleme ist der Schlüssel zum erfolgreichen Start eines virtuellen Teams – deshalb diskutieren wir in unseren Präsenz- und Online-Seminaren mit virtuellen Teamleitern die Erwartungen.  Natürlich kommt dabei die Kommunikation ins Spiel und die Zeit, die für die Erstellung eines Kommunikationsplans aufgewendet wird, ist immer gut investiert. Wie Jochen, ein deutscher Projektleiter, sagte: „Es klingt so offensichtlich, dass wir nicht daran gedacht haben, es zu tun – und jetzt, wo wir es haben, kann ich schon sagen, dass wir einige echte Hindernisse gelöst haben“.

Erstellung eines Kommunikationsplans beim Start Ihres virtuellen Teams

Ein Kommunikationsplan beschreibt, welche Kommunikationsmittel Sie verwenden werden und wie Sie diese nutzen werden.  Zum Beispiel „wir benutzen Webex für Brainstorming und Problemlösung, wir benutzen Hipster zum Chatten und Teilen von Links und wir benutzen Email für….“

Bei der Erstellung des Plans geht es darum, Ansätze und Erwartungen zu diskutieren – und durch das Durchsprechen dieser Erwartungen können Sie verschiedene Einstellungen aufdecken und mit ihnen umgehen.  Ein Beispiel, auf das wir oft stoßen, wenn wir mit multikulturellen virtuellen Teams arbeiten, ist, dass ein Teammitglied erwartet, dass die Leute ein höfliches „Danke für die Nachricht“ zurückschreiben, ein anderes kann dies jedoch als Zeitverschwendung – und sogar als lästig! – empfinden. Und weil E-Mail immer noch so allgegenwärtig ist, haben wir gesehen, dass die meisten Frustrationen von der Art und Weise herrühren, wie Menschen E-Mails nutzen (oder nicht nutzen). Damit Sie mit Ihrer Planung beginnen können, teilen wir Ihnen hier eine Liste von E-Mail-Verpflichtungen mit, denen einer unserer Kunden zugestimmt hat (natürlich mit deren Erlaubnis).

E-Mail-Verpflichtungen eines Software-Entwicklungsteams, das virtuell in 3 Ländern arbeitet

1. Wir werden unsere E-Mails mindestens alle 3 Stunden überprüfen.
2. Wir checken keine E-Mails, wenn wir in Meetings sind.
3. Wir benutzen das Telefon und hinterlassen eine Nachricht, wenn etwas wirklich zeitkritisch ist.
4. Wir schreiben E-Mail-Betreffzeilen, die sofort erklären, worum es in der E-Mail geht.
5. Wir werden Schlüsselwörter wie „Erledigen bis zum XX“ oder „zu Ihrer Information“ in den Titeln verwenden.
6. Wir gehen davon aus, dass jemand, der in eine E-Mail kopiert wird (cc), nicht antworten muss.
7. Wir werden es vermeiden, „Antwort an alle“ zu verwenden, wenn nicht jeder die Informationen unbedingt benötigt.
8. Wir benutzen das Telefon, wenn 3 E-Mails zu einem Thema geschickt wurden.
9. Wir akzeptieren, dass E-Mails, die von Handys gesendet werden, gelegentlich Tippfehler enthalten.
10. Wir erwarten, dass größere E-Mails gut geschrieben sind.
11. Wir verwenden keine BLOCKSCHRIFT (CAPITALS) und wir benutzen normalerweise keine Farben, es sei denn, etwas ist kritisch und wichtig.
12. Wir verwenden fett, um dabei zu helfen, nach wichtigen Informationen zu scannen.
13. Wir schenken den Personen im Zweifel immer das Vertrauen, wenn etwas auf zwei Arten verstanden werden kann.
14. Wenn wir eine E-Mail in einem emotionalen Zustand schreiben, sind wir uns alle einig, dass wir sie speichern werden – und am nächsten Tag darauf zurückkommen. Und trotzdem wird ein Anruf von allen bevorzugt.
15. Wenn wir zwischenmenschliche Probleme haben, verwenden wir keine E-Mails – wir benutzen das Telefon oder nutzen Skype für Unternehmen.
16. Wir werden diese Liste jedes 4. Skype-Meeting überprüfen. Halten wir uns noch alle daran?

Die obige Liste ist klar und übersichtlich. Sie wurde in einer 30-minütigen Diskussion aufgebaut und sie funktioniert. Wir werben nicht dafür, dass Ihr sie wörtlich nehmt – aber warum nicht als Sprungbrett nutzen, um das Verhalten Ihres eigenen Teams zu diskutieren? Der Aufbau eines gemeinsamen Verständnisses im Vorfeld hilft Ihrem virtuellen Team, reibungslos und sicher zu kommunizieren.

Und wenn Sie mehr lesen wollen

Hier ist ein nützliches Dokument (auf Englisch) mit Tipps und Redewendungen für eine effektive Kommunikation zwischen verschiedene Kulturen.